Muestreo de actividades en un entorno hospitalario

Periodo del proyecto: Septiembre de 2017 - Diciembre de 2017
Asesores involucrados: 3

Situación inicial

Los servicios de los Centros de atención y salud suelen ser intensivos en personal y a menudo también en capital. Un operador de varias clínicas querría aprovechar al máximo el Potencial de optimización con un esfuerzo razonable. La transparencia en los procesos de la clínica es una exigencia. Para ello, es necesario disponer de datos sobre la duración de las distintas tareas y procesos en las clínicas.

Objetivo del asesoramiento REFA

El examen de los Procesos de las operaciones hospitalarias en busca de potenciales económicos que aún no se han aprovechado.

Procedimiento REFA

Ejecución de un Muestreo de actividades  con autorregistro, complementado con estudios de flujo de trabajo y Registros del tiempo de trabajo  para los puestos de trabajo individuales.

1er  Paso

Preparación del Muestreo de actividades y creación de listas de tareas y procesos (APL)

• Selección de los Flujos de trabajo/Procesos que deben ser examinados
• Estructuración de las tareas y subtareas en estos procesos
• Creación de listas de tareas y procesos con empleados seleccionados en talleres
• Información e instrucción a los empleados sobre el funcionamiento del transmisor de señales y presentación de la lista de tareas

2. Paso

Ejecución y supervisión del Muestreo de actividades con autorregistro (MMS)

Periodo de un mes para tener en cuenta las fluctuaciones dentro de un mes

3. Paso

• Determinación de las cuotas de procesos y tareas individuales en el esfuerzo total
• Determinación de los esfuerzos de las distintas áreas
• Determinación de las cuotas de actividad relacionadas con las tareas individuales
• Determinación de los esfuerzos, relacionados con las unidades de coste
• Proyección de las notaciones a las horas reales trabajadas y determinación del esfuerzo requerido para las tareas individuales en horas y minutos
• Evaluación de las notaciones mediante programas informáticos estándar y determinación de las cuotas para las tareas individuales
• Determinación de las cuotas de tiempo (tiempos programados = Creación de valor) y los tiempos adicionales (tiempos no programados).

A través de la asignación temporal de los eventos, también se realizan evaluaciones con respecto a la distribución de las tareas y las necesidades de tiempo a lo largo del día.

Así, el Muestreo de actividades puede servir para identificar tareas, procesos, puestos de trabajo y áreas en los que el Potencial de optimización está agotado. Ahora se pueden examinar más de cerca con estudios de flujo de trabajo. Además, los datos obtenidos en Autorregistros  también se pueden verificar. Las sugerencias de mejora pueden derivarse del conocimiento detallado de los flujos de procesos.

4. Paso

Ejecución de Estudios de flujos de trabajo/Registros del tiempo de trabajo para procesos y áreas seleccionados:

• Se registran los requisitos de tiempo y, en su caso, otros datos para los flujos seleccionados.
• La duración de registro se elige de forma que la situación real se represente de forma representativa.
• Para la adquisición de datos se utiliza la solución de software REFA Time.

5. Paso

Evaluación de los estudios de flujo de trabajo

• Cuantificación de los datos del muestreo de actividades para los procesos y tareas medidos
• Determinación de los tiempos programados y no programados de los procesos y tareas individuales
• Presentación de las causas del rendimiento desperdiciado y defectuoso (se generan costes, pero no se crea valor)
• Identificación del potencial de mejora

6. Paso

Evaluación de la demanda de personal

Al determinar la demanda de personal, se determinan los tiempos necesarios por procedimiento para las tareas programadas y se multiplican por las cantidades de procedimientos. Las tareas que se realizan de forma no programada se tienen en cuenta en los requisitos adicionales.

Resultados de este proyecto de asesoramiento

Gracias a la implicación profesional de los empleados y al uso de métodos REFA consolidados, se pudieron identificar y cuantificar los potenciales económicos. Posteriormente, las interfaces entre las áreas en particular demostraron ser puntos de interés necesarios para el diseño, de modo que en las operaciones del hospital los recursos requeridos puedan desplegarse aún mejor en el momento correcto, en el lugar correcto, en la cantidad correcta con personal calificado.