Observations instantanées dans un établissement hospitalier

Période du projet : Septembre 2017 - décembre 2017
Consultants impliqués : 3

Situation de départ

Les services fournis dans les établissements de soins et de santé sont généralement très exigeants en termes de main-d’œuvre et, souvent, de capital. Un gérant de plusieurs cliniques souhaite exploiter pleinement le potentiel d’optimisation à un effort raisonnable. Dans les procédures de la clinique, la transparence est un élément important. Pour cela, des données sur la durée de certaines tâches et processus dans les cliniques sont nécessaires.

Objectif du conseil REFA

Il fallait analyser les processus dans l’établissement hospitalier afin d’identifier les potentiels économiques qui n’était pas encore exploités.

Approche REFA

Mise en œuvre d’Observations instantanées avec enregistrements par les employés eux-mêmes, complétée par des études de flux de travail et des Enregistrements de temps pour des postes de travail individuels.

1ère étape

Préparation des observations instantanées et établissement des listes de tâches et de processus (APL)

• Sélection des Flux de travail/Processus à analyser
• Structuration des tâches et des tâche partielles dans ces processus
• Création de listes de tâches et de processus avec des employés sélectionnés dans le cadre d’ateliers
• Information et instruction des employés à l’utilisation de l’émetteur de signal et présentation de la liste de tâches

 2ème étape

Mise en œuvre et suivi des observations instantanées avec enregistrement par les employés eux-mêmes

Période d’un mois pour tenir compte des fluctuations au cours d’un même mois

3ème étape

• Détermination de la part des différents processus et tâches dans l’effort totale
• Détermination des efforts pour les différents domaines
• Détermination des taux d’activité par rapport aux différentes tâches
• Détermination des efforts par rapport aux postes de coûts
• Projection des enregistrements sur les heures de travail réellement effectuées et détermination de l’effort nécessaire pour les différentes tâches en heures et en minutes
• Analyse des enregistrements à l’aide d’un logiciel standard et détermination des taux pour les différentes tâches
• Détermination des parts de temps (temps planifiés = Création de valeur) et des temps de marge (temps non planifiés).

L’allocation temporelle des événements permet également d’effectuer des évaluations concernant la répartition des tâches et des besoins en temps au cours de la journée.

Les observations instantanées permettent alors d’identifier les tâches, les processus, les postes de travail et les domaines dans lesquels il existe des potentiels d’optimisation inexploités. Il est désormais possible de les examiner de plus près grâce à des études de flux. En outre, il est possible de vérifier les données enregistrées pendant l’ auto-enregistrement. L’aperçu détaillé du déroulement des processus permet de dégager des approches pour l’amélioration.

 4ème étape

Mise en œuvre d’études de flux/d’enregistrements de temps pour des processus et des domaines sélectionnés :

• Les temps nécessaires et, le cas échéant, d’autres données sont saisis pour des flux de travail sélectionnés.
• La durée de l’enregistrement est choisie de manière qu’elle soit représentative de la situation réelle.
• Le logiciel  REFA Time est utilisé pour la collecte des données.

5ème étape

Évaluation des études de flux

• Quantification des données des observations instantanées pour les processus et les tâches mesurés
• Détermination des temps planifiés et non planifiés des différents processus et tâches
• Explication des causes des performances et erronées (des coûts sont occasionnés, mais il n’y a pas de création de valeur)
• Mise en évidence des potentiels d’amélioration

 6ème étape

Détermination des besoins en personnel

Lors de la détermination des besoins en personnel, les temps nécessaires par tâche sont déterminés pour les tâches planifiées et multipliés par les quantités d’opérations. Les tâches non planifiées sont prises en compte dans les besoins supplémentaires.

Résultats de ce projet de conseil

L’implication professionnelle des employés et le recours aux méthodes REFA éprouvées ont permis d’identifier et de quantifier les potentiels économiques. Ensuite, les interfaces entre les domaines se sont révélées être des points forts nécessaires pour l’organisation, afin que les ressources nécessaires soient encore mieux utilisées au bon moment, au bon endroit et en bonne quantité par du personnel qualifié.