Campionamento della attività in ambiente ospedaliero

Periodo del progetto: Settembre 2017 - Dicembre 2017
Consulenti coinvolti: 3

Situazione di partenza

I servizi delle strutture sanitarie e assistenziali richiedono generalmente un’alta intensità di personale e spesso anche di capitale. Un operatore di diverse cliniche vorrebbe sviluppare appieno il potenziale di ottimizzazione con una spesa ragionevole. È essenziale che i processi nella clinica siano trasparenti. A tal fine sono necessari dati sulla durata dei compiti individuali e sui processi nelle cliniche.

Obiettivo della consulenza REFA

I processi nelle cliniche dovevano essere esaminati per individuare il potenziale economico non ancora sviluppato.

Approccio REFA

Esecuzione di un Campionamento della attività con auto-registrazioni, integrata da studi di flusso e di Studi su tempistica e movimento per le postazioni di lavoro individuali.

 Fase 1:

Preparazione del campionamento della attività e creazione di elenchi di compiti e di processi (APL)

• Selezione di Flussi di lavoro/Processi da esaminare
• Strutturazione delle attività e dei compiti minori di tali processi
• Creazione di elenchi di compiti e processi con dipendenti selezionati in workshop
• Informazione e istruzione dei dipendenti sul funzionamento del trasmettitore di segnali e presentazione dell’elenco dei compiti

 Fase 2:

Esecuzione e supervisione del campionamento della attività con auto-registrazione

Periodo di un mese per tenere conto delle fluttuazioni nell’arco di un mese

 Fase 3:

• Determinazione della quota dei singoli processi e compiti nell’impegno complessivo
• Determinazione degli impegni per le aree individuali
• Determinazione delle quote di attività in relazione ai compiti individuali
• Determinazione dell’impegno, in relazione alle unità di costo
• Proiezione delle annotazioni sulle ore di lavoro effettivo e determinazione dell’impegno richiesto per i compiti individuali in ore e minuti
• Valutazione delle annotazioni mediante un software standard e determinazione delle quote per i compiti individuali
• Determinazione delle quote di tempo (tempi programmati = Creazione di valore) e i tempi addizionali (tempi non programmati).

Attraverso l’associazione temporale degli eventi si effettuano anche valutazioni sulla distribuzione dei compiti e delle esigenze di tempo nel corso della giornata.

Il campionamento delle attività può quindi essere utilizzato per identificare compiti, processi, postazioni di lavoro e aree in cui i potenziali di ottimizzazione rimangono inutilizzati. Questi possono ora essere esaminati più in dettaglio con studi di flusso. Inoltre possono anche essere verificati i dati rilevati tramite Auto-registrazione. Dalla vagliatura dettagliata dei processi si possono ricavare strategie di miglioramento.

 Fase 4:

Esecuzione di studi di flusso/studi su tempistica e movimento per processi e aree selezionati:

• Per i flussi selezionati vengono registrati i tempi e, se necessario, altri dati.
• Il tempo di registrazione viene scelto a tal fine di raffigurare la situazione reale in modo rappresentativo.
• Per il rilevamento dei dati, viene utilizzato il software REFA Time.

 Fase 5:

Valutazione degli studi di flusso

• Quantificazione dei dati del campionamento delle attività per i processi e i compiti misurati
• Rilevamento dei tempi programmati e non programmati dei processi e delle attività individuali
• Presentazione delle cause di insufficienze e prestazioni erronee (costi sono causati, ma non si crea valore)
• Identificazione del potenziale di miglioramento

 Fase 6:

Rilevamenti delle esigenze di personale

Per determinare le esigenze di personale, i tempi necessari per ogni operazione sono determinati per i compiti programmati e moltiplicati per le quantità dell’operazione. I compiti che non si svolgono secondo il piano sono presi in considerazione nel bisogno aggiuntivo.

Risultati di questo progetto di consulenza

Attraverso il coinvolgimento professionale dei dipendenti e l’impiego di metodi REFA consolidati, è stato possibile identificare e quantificare i potenziali economici. In seguito, le interfacce tra le aree si sono rivelate in particolari punti focali necessari per la progettazione, affinché nelle operazioni delle cliniche le risorse necessarie possano essere impiegate ancora meglio al momento giusto, nel luogo giusto, nella quantità giusta e con personale qualificato.