Análisis y optimización de procesos

Sistemas distribuidos – en todo el mundo

No sólo los consorcios y las grandes empresas operan a nivel internacional. Las empresas medianas y pequeñas que ocupan nichos de mercado también utilizan la red global para optimizar las cadenas de suministro o para producir allí donde hay ventajas en términos de localización, ya sea por las condiciones más favorables o por la mayor proximidad al mercado.

Para poder aprovechar plenamente las ventajas de eficiencia de los sistemas distribuidos por sí mismos y aumentar la creación de valor, es importante no sólo conocer y monitorizar todos los procesos que tienen lugar – desde la producción hasta la logística y la administración –, sino también analizarlos y optimizarlos. El objetivo del análisis y la optimización de los procesos es poder evaluar precisamente y aumentar el potencial de rendimiento de la propia empresa para cumplir lo mejor posible las exigencias de los clientes – y mantener y ampliar la posición en el mercado con precios adecuados y un respeto de los plazos.

Mejorar el rendimiento a través de la transparencia

El rendimiento global de la empresa sólo puede incrementarse con el conocimiento de los procesos, independientemente del lugar en el que tengan lugar. Debe ser transparente lo que ocurre, cuándo, dónde y cómo, y los resultados a los que conduce. En un contexto internacional altamente dinámico y en mercados dinámicos, los elementos de la propia cadena de valor deben ser revisados constantemente para encontrar oportunidades de mejora. La transparencia necesaria es proporcionada por el análisis de procesos: Muestra dónde se encuentran los puntos débiles de cada proceso y con qué medidas de optimización de procesos – como consecuencia lógica del análisis – se puede aumentar el rendimiento.

El objetivo es minimizar los plazos y los costes del proceso, satisfaciendo las exigencias del cliente de la mejor manera posible contrarrestando el despilfarro de recursos. REFA International te apoya a todos los niveles – ya sea mediante la presencia in situ en tu empresa, en tu sucursal en el extranjero, o virtualmente a través de formaciones y seminarios en línea en todo el mundo.

Análisis de procesos

Procesos son procedimientos complejos y limitados en el tiempo. Los procesos de fabricación, en particular, se caracterizan por el hecho de que se repiten continuamente con limitadas variaciones. Esto permite sistematizarlos, estructurarlos y también automatizarlos en gran medida.

En el análisis de procesos, se consideran los procedimientos individuales dentro de un proceso, así como la interacción de todos los implicados, ya sean humanos o máquinas, para registrar los procesos en su conjunto e identificar los puntos débiles y el potencial de mejora. Dado que estas prácticas se aplican cada vez más a los procesos administrativos y a la gestión de proyectos, también se ha consolidado el término análisis de procesos empresariales.

Los métodos de análisis reconocidos que utiliza REFA International son, por ejemplo

• el análisis FODA,
• el diagrama de Ishikawa,
• el Análisis modal de fallos y efectos (AMFE),
• la caja morfológica y
• el diagrama de la cartera de procesos.

Los procesos que se analizan se seleccionan por un enfoque descendiente, desde los procesos principales que crean valor hasta los procesos asistenciales y administrativos, sobre la base de indicadores clave de rendimiento (KPI). Se consideran tres áreas:

• Calidad del proceso (por ejemplo, norma de cero defectos),
• Tiempo (por ejemplo, reducción del plazo) y
• Costes (por ejemplo, bajo consumo de recursos).

Sobre la base de estas descripciones de proceso se puede crear un mapa de procesos completo para toda la organización que represente todos los procesos y muestre el potencial de mejora.

El análisis de procesos no es una tarea irrepetible. Debe continuarse permanentemente porque la empresa, como organización que aprende, debe adaptarse constantemente a las nuevas condiciones marco y a las cambiantes exigencias de los clientes. Para poder actuar con flexibilidad y previsión y tener en cuenta también el deseo de individualización de los productos (hasta el tamaño de lote 1), los procesos deben analizarse permanentemente y mejorarse continuamente (-> Proceso de mejora continua, CIP).

Optimización de procesos

Los resultados del análisis del proceso son la base para la sucesiva optimización del mismo. Esto incluye todas las medidas que sirven para mejorar los procesos analizados. El objetivo es aumentar la productividad de la organización incrementando la eficacia, la eficiencia y/o la orientación al servicio.

El aumento de la eficacia suele hacerse introduciendo nuevos procesos y tecnologías. Dado que el proceso de producción se interrumpe haciéndolo, también se habla de optimizaciones revolucionarias o disruptivas. El aumento de la eficiencia, por otra parte, es posible sin interrumpir los flujos operativos; la optimización tiene lugar de manera evolutiva en forma de un proceso de mejora continua (CIP), según Six Sigma, Kaizen, el Cuadro de mando integral o también según el uso de técnicas creativas de búsqueda de ideas en el marco de la gestión integrada de procesos. Enfoques como la reingeniería de procesos empresariales (BPR), la producción Lean, el Lean Management o la gestión de la calidad total (TQM) se han consolidado.

REFA International: Te asesoramos – ¡en cualquier parte del mundo!

Para el análisis de procesos y la sucesiva optimización de estos, los asesores de REFA International utilizan un sistema de planificación en seis etapas que también puede utilizarse en la gestión de proyectos. Consiste en

• el análisis de la situación actual,
• la evaluación y valoración de los resultados del análisis,
• el desarrollo de soluciones,
• la planificación detallada de la implementación de las soluciones,
• la introducción de las soluciones y tests en la operación de prueba, así como
• el establecimiento de las soluciones.

Los puntos débiles y los congestionamientos deben eliminarse cambiando el diseño de los procesos y descubriendo potenciales mediante la optimización de procesos para aumentar la eficiencia de los procesos existentes y reducir el uso de recursos. El objetivo, en todo el mundo, es siempre el mismo: una mejora continua y sostenible del rendimiento empresarial para competir en un entorno dinámico en condiciones marco que cambian permanentemente y para fortalecer la propia posición en el mercado.