Muestreos de actividades

Gestión cuidadosa de los escasos recursos

No existe un "Planeta B", ni una segunda Tierra. Por lo tanto, los recursos globalmente limitados deben utilizarse de la forma más racional posible en todo el mundo para evitar el despilfarro – llamado "muda" en el enfoque Lean – y optimizar la creación de valor a todos los niveles. Como empresa que opera a nivel internacional – de cualquier tamaño – puedes contribuir a eso e incluso beneficiarte de los ahorros. REFA Internacional te asesora y entrena en este proceso, in situ, en tu sucursal en el extranjero o también virtualmente en forma de webinarios – pero no sólo sobre este tema.

Uno de los recursos más importantes son las personas, ya que en muchos ámbitos soportan la carga principal de las actividades empresariales. El despliegue eficiente de los empleados se está convirtiendo en una ventaja competitiva decisiva a nivel nacional e internacional, incluso en las condiciones de la globalización y la digitalización. La tarea de una empresa responsable es, por tanto, diseñar los sistemas de trabajo de forma que los empleados puedan realizar sus tareas en condiciones óptimas. En este caso, los muestreos de actividades REFA han demostrado su utilidad para exponer los puntos débiles supuestos e identificar el potencial de mejora.

El muestreo de actividades: el clásico en la operación internacional

REFA, y por lo tanto también REFA International, ofrece una herramienta de análisis de las operaciones de la empresa que se ha probado durante décadas y se ha actualizado varias veces: el muestreo de actividades. Mientras que el registro del tiempo de trabajo, el segundo clásico, mide la duración de las fases de trabajo definidos dentro de un proceso, el muestreo de actividades registra la frecuencia de los procesos operativos – incluyendo actividades, funciones y eventos – en distintos sistemas de trabajo. Los datos se obtienen a lo largo de un periodo de tiempo más largo en momentos diferentes pero predefinidos. Estos registros pueden manejarse con flexibilidad: Pueden ser asumidos por una o más personas y también pueden interrumpirse y continuar más tarde. En las actividades intelectuales y creativas, el muestreo de actividades no se realiza por un observador externo, sino que lo registra la misma persona que realiza el trabajo.

Para poder hacer afirmaciones estadísticamente fiables para el conjunto de los procesos, el número de registros, es decir, las observaciones aleatorias de los flujos en los procesos,  la precisión deseada de la afirmación debe ser adaptada. A partir de los porcentajes de estos flujos, también se puede calcular su requerimiento de tiempo relativo y, sobre la base de la duración del conjunto de los procesos, su requerimiento de tiempo absoluto. Esta es la base de la optimización.

El procedimiento

El muestreo de actividades consiste en un programa estándar REFA de ocho fases con una secuencia fija:

1. Determinar el objetivo
   Por ejemplo, la determinación de las cuotas (de tiempo) de ciertos tipos de flujos en el conjunto de los procesos, de los niveles de ocupación de los empleados o de los niveles de utilización de los recursos operativos puede fijarse como un objetivo.
2. Definir y describir los tipos de flujos
   Esto incluye, por ejemplo, secuencias sucesivas de acciones en la producción, el montaje y la logística, que deben describirse claramente e identificarse por medio de una breve inspección.
3. Determinar el plan de recorrido y los lugares de observación
   El recorrido va, por ejemplo, de la sala de máquinas, pasando por el taller y el almacén hasta los puntos de observación establecidos.
4. Determinar el número de observaciones
   El número de observaciones, es decir, el tamaño de la muestra, depende de la precisión deseada de la afirmación. Estadísticamente relevantes son los órdenes de magnitud de varios miles de observaciones
5. Determinar los tiempos de recorrido
   Cada recorrido puede comenzar, por ejemplo, cada hora en punto con un suplemento o una deducción de cinco minutos de recorrido a recorrido. Es importante determinar al azar – incluyendo el número de observaciones por día – para que las regularidades no influyan en el registro.
6. Realizar las primeras 500 observaciones
   Las primeras observaciones pueden, por ejemplo, tener lugar como un recorrido de prueba para conocer los procesos y garantizar la calidad de la realización del registro.
7. Evaluación intermedia
   La distribución de regularidades que surge puede utilizarse para mejorar los procesos de observación y reajustar el número de observaciones o de recorridos.
8. Evaluación final
   Los datos adquiridos se evalúan estadísticamente, se visualizan (en forma de gráficos y tablas) y se formulan como afirmaciones. De este modo, revelan el potencial de racionalización y de ahorro y pueden servir de base para decisiones para optimizar los procesos y reducir los tiempos y plazos.

REFA International: Nuestra gama de servicios

La realización de un muestreo de actividades requiere cuidado y un saber hacer metodológico. REFA International se encarga de estos exámenes in situ por ti, también en tu sucursal extranjera, con expertos altamente cualificados. Todos los detalles se te facilitarán en un informe final claro y conforme a la ley. Esto te permite entrar inmediatamente en la fase de análisis y optimización.

Si deseas utilizar tu propio personal para los muestreos de actividades, REFA International te apoya en la aplicación eficiente con cursos de formación y webinarios, así como componentes de hardware y software para la adquisición y evaluación de datos. Así, puedes recibir resultados significativos y documentados con los que puedes desarrollar el potencial de ahorro y racionalización de tu empresa.