Introducción de un sistema de gestión de calidad en una fabrica de muebles de oficina

Periodo del proyecto: Junio 2016 - Agosto 2016
Asesores involucrados: 1

Tarea

El objetivo del proyecto era el desarrollo estructurado y la implementación de un Sistema de gestión de la calidad conforme a una norma de calidad.

Procedimiento

El proyecto se llevó a cabo en ocho etapas:

1. Paso: Determinación de la situación actual

Responsables: Dirección, responsables para la gestión de la calidad, responsables de las divisiones, asesor externo de REFA

Actividades: Recopilación de todos los registros y documentos disponibles en la empresa que son necesarios para la determinación de objetivos, la planificación, la implementación y el control de los productos de la empresa.

2. Paso: Motivar y sensibilizar al personal

Responsables: La dirección, los ejecutivos, los responsables de las divisiones, el Asesor REFA externo, docente externo de REFA

Actividades:

• Información mediante una asamblea del personal de la empresa
• Carteles
• Periódico de la empresa
• Entrevistas con el personal con todos los participantes en el proyecto
• Información continua    

3. Paso: Establecer la visión, la estrategia, la directriz y los objetivos

Responsables: La Dirección, los ejecutivos, el asesor REFA externo

Actividades:

• Desarrollo de la visión empresarial de acuerdo con la estrategia empresarial y documentación de objetivos claramente comprensibles
• Comunicar, controlar, corregir, mejorar y evaluar estos objetivos en reuniones periódicas de los responsables de forma comprensible
• Definición de responsabilidades y autoridades claras (organigrama)

4. Paso: Elaboración de un mapa de procesos

Responsables: La Dirección, los ejecutivos, los responsables de las divisiones, los empleados, un moderador REFA externo

Actividades:

• Elaboración de un mapa de procesos de la empresa con la estructura clásica "Procesos de gestión", Procesos centrales, Procesos de apoyo"
• Esto asegura y documenta la interacción de los procesos en la empresa.

5. Paso: Desarrollar procesos, crear descripciones de procesos

Responsables: Los Responsables de procesos designados, los empleados, un moderador REFA externo

Actividades:

• Todos los procesos representados en el mapa de procesos deben ser desarrollados y documentados con los contenidos "input, paso del proceso, responsabilidad, documentación, output".
• Los problemas de interfaz entre los procesos deben ser discutidos y resueltos.
• El responsable de procesos se hace cargo del proceso y de su contenido.
• Creación de las instrucciones de trabajo, instrucciones de control o listas de chequeo necesarias

En general: La presentación y el número de la información documentada o el formato CI son determinados exclusivamente por la empresa.

6. Paso: Editar el plan de medidas y las mejoras

Responsables: Todos los empleados, moderador REFA externo

Actividades:

• Elaboración de un plan de medidas y mejora con análisis de riesgos y tareas,
  responsabilidades y plazos detallados

7. Paso: Ejecución de auditorías internas

Responsables: Los auditores internos formados con conocimientos normativos y específicos de la empresa, los empleados, un auditor REFA externo, un docente REFA externo

Actividades:

• Llevar a cabo auditorías internas de acuerdo con el plan de auditoría aprobado

8. Paso: "Vida" del sistema instalado

Responsables: Todos los empleados de la empresa, un asesor REFA externo, un auditor REFA externo

Actividades:

• Aplicación del sistema de gestión de la calidad instalado de acuerdo con la documentación interna sobre la base de la norma de calidad designada
• Llevar a cabo auditorías, así como una evaluación periódica de la gestión de la calidad para mejorar el sistema, la satisfacción del cliente, los productos y para motivar a los empleados, así como para alcanzar los objetivos empresariales    

Resultados

Estos pasos de implementación se llevaron a cabo con las herramientas mencionadas y con la participación de los empleados, y se mejoraron repetidamente con la moderación de un asesor y un auditor REFA externo.

La empresa, que cuenta con 350 empleados, recibió el certificado de calidad de una reconocida empresa de certificación tras 14 meses, después de 250 reuniones de equipo, 19 auditorías internas y un plan de medidas con más de 140 mejoras.

Hoy en día, esta empresa fabrica sus productos según los Procesos especificados y elaborados y siempre se asegura de mejorar el sistema mediante auditorías constantes y controles periódicos y documentados de los objetivos. La calidad de los productos y procesos sigue alta, y la satisfacción de los clientes ha aumentado considerablemente. Sin embargo, siempre se están identificando, discutiendo e implementando nuevas mejoras.

La innovación no se ha detenido, sino que ha aumentado de forma sostenible gracias a la cooperación y la responsabilidad de todos.