Introduction d’un système de gestion de la qualité chez un fabricant de mobilier de bureau

Période du projet : Juin 2016 - Août 2016
Conseillers impliqués : 1

Définition des tâches

L’objectif du projet était l’établissement structurée et la mise en œuvre d’un système de gestion de la qualité conformément à une norme de qualité.

Approche

Le projet s’est déroulé en huit étapes :

1ère étape : ֧Élaborer l’état actuel

Responsable : Direction, responsables de la gestion de la qualité, responsables des domaines, conseiller REFA externe

Activités : Collecte de tous les enregistrements et documents disponibles dans l’entreprise et nécessaires à la définition des objectifs, à la planification, à la mise en œuvre et au contrôle des produits de l’entreprise.

2ème étape : Motiver et sensibiliser les employés

Responsable : Direction, cadres, responsables de domaines,  Conseiller REFA externe, formateur REFA externe

Activités :

• Information par le biais d’une réunion du personnel
• Affiches
• Journal d’entreprise
• Entretiens avec tous les participants au projet
• information continue    

3ème étape : Définir une vision, une stratégie, une ligne directrice, des objectifs

Responsable : Direction, cadres, conseiller REFA externe

Activités :

• Développement d’une vision de l’entreprise conformément à la stratégie de l’entreprise et documentation d’objectifs clairement compréhensibles
• Communiquer, surveiller, corriger, améliorer et évaluer de manière compréhensible ces objectifs lors de réunions régulières des responsables
• Définition de responsabilités et de pouvoirs clairs (organigramme)

4ème étape : Élaboration d’une carte des processus

Responsable : Direction, cadres, responsables des domaines, employés, animateur REFA externe

Activités :

• Élaboration d’une carte des processus de l’entreprise avec la structure classique « processus de direction, Processus centraux, processus de soutien »
• L’interaction des processus au sein de l’entreprise est ainsi garantie et documentée.

5ème étape : Élaborer des processus, rédiger des descriptions de processus

Responsable : Propriétaires de processus désignés, employés, animateur REFA externe

Activités :

• Tous les processus représentés dans la carte des processus doivent être élaborés et documentés avec les contenus « input, étape de processus, responsabilité, documentation, output ».
• La problématique des interfaces entre les processus est à discuter et résoudre.
• Le propriétaire de processus est responsable du processus et de son contenu.
• Élaboration des instructions de travail, des instructions de contrôle ou des listes de contrôle nécessaires

Généralités : La présentation et le nombre d’informations documentées ou le format CI sont déterminés exclusivement par l’entreprise.

6ème étape : Traiter le plan d’action et les améliorations

Responsable : Tous les employés, animateur REFA externe

Activités :

• Élaboration d’un plan d’action et d’amélioration avec analyse des risques et tâches, responsabilités et délais détaillés

7ème étape : Mise en œuvre d’audits internes

Responsable : Auditeurs internes formés avec des connaissances spécifiques aux normes et à l’entreprise, employés, auditeur REFA externe, formateur REFA externe

Activités :

• Mise en œuvre d’audits internes conformément au plan d’audit approuvé

8ème étape : « Vie » du système installé

Responsable : Tous les employés de l’entreprise, conseiller REFA externe, auditeur REFA externe

Activités :

• Mise en œuvre du système de gestion de la qualité installé conformément à la documentation interne sur la base de la norme de qualité désignée
• Mise en œuvre d’audits et d’une évaluation régulière de la gestion de la qualité afin d’améliorer le système, la satisfaction des clients, les produits, la motivation du personnel et la réalisation des objectifs de l’entreprise     

Résultats

Ces étapes de mise en œuvre ont été réalisées à l’aide des outils mentionnés et avec la participation des employés, et ont été constamment améliorées sous l’animation d’un conseiller et un auditeur REFA externe.

L’entreprise de 350 employés a obtenu le certificat de qualité d’un organisme de certification reconnu au bout de 14 mois, après 250 réunions d’équipe, 19 audits internes et un plan d’action comprenant plus de 140 améliorations.

Aujourd’hui, cette entreprise produit selon les Processus établis et élaborés et est toujours sûre d’améliorer le système par des audits cohérents et des contrôles réguliers et documentés des objectifs. La qualité des produits et des processus est toujours aussi élevée et la satisfaction des clients a augmenté de manière significative. Néanmoins, de nouvelles améliorations sont sans cesse identifiées, discutées et mises en œuvre.

L’innovation ne s’est pas arrêtée là, mais a augmenté durablement grâce à la collaboration et à la responsabilité de tous.