È necessario rimettere in discussione le strutture e i processi organizzativi periodicamente. L’importante è cercare sistematicamente i punti di congestione e i problemi e valutare ed eliminare i punti deboli trovati. Per i consulenti di REFA International AG, l'analisi dei punti deboli, unita alla loro profonda esperienza e all'eccellente conoscenza del settore, è lo strumento di prima scelta.
Il mercato sempre più dinamico presenta alle aziende sfide sempre diverse e nuove. Questo significa che le strutture e i processi organizzativi – anche se in un certo momento sono stati perfettamente armonizzati con i requisiti – devono essere rimessi in discussione continuamente. L’importante è cercare sistematicamente i punti di congestione e i problemi e valutare ed eliminare le debolezze trovate. Per i consulenti di REFA International AG, l’analisi delle debolezze unita alla loro profonda esperienza e all'eccellente conoscenza del settore, è lo strumento di prima scelta.
Nessuna ottimizzazione senza trasparenza
Prima che le debolezze possano essere eliminate, devono essere trovate. Questo significa che la situazione attuale dell’azienda deve essere registrata ed esaminata con tutti i suoi processi. L’analisi identifica le debolezze aperte e nascoste, i punti di congestione e i “colli di bottiglia” nei processi, le lacune di comunicazione e gli sprechi.
Si determinano le cause delle debolezze trovate e si elabora un catalogo di misure per eliminare le cause degli errori e degli sprechi. L’implementazione delle misure colmerà le lacune di comunicazione, ridurrà i punti di congestione di capacità e ottimizzerà i processi in generale.
Analisi regolari dei punti deboli assicurano la funzionalità del processo di creazione del valore sistematicamente. Si possono così evitare inutili perdite di risorse e un aumento dei costi. Le ottimizzazioni di processo messe in funzione dalle analisi delle debolezze contribuiscono così in modo considerabile ad assicurare il futuro e la competitività dell'azienda.
Categorie di punti deboli
Ogni processo può essere analizzato e valutato sotto molti aspetti. Quali caratteristiche vengono considerate alla fine dipende dall’obbiettivo attuale della gestione dell'azienda. Si possono distinguere tre categorie di punti deboli
- Qualità del processo
Questa categoria include tutte le debolezze che fanno sì che il processo non adempia adeguatamente al suo scopo e non raggiunga gli obiettivi predefiniti. Una qualità inadeguata del processo si riflette in alti tassi di errore, scarsa qualità dei risultati (scarto) così come la vulnerabilità o rischi di perdita del processo sotto forma di frequenti interruzioni e alti costi di manutenzione.
- Durata del processo
I lead time lunghi indicano delle debolezze nel processo. Il lead time è la somma del tempo necessario per le singole fasi del processo, come i tempi di elaborazione, i tempi di trasporto, i tempi inattivi, i tempi di attesa o i tempi di messa a punto. Un insufficiente rispetto delle scadenze con frequenti ritardi è altrettanto un indicatore di debolezze in questa categoria.
- Costi di processo
I costi di processo dipendono dall’impiego del personale, dall’utilizzo dei macchinari e delle attrezzature, dai tassi di errore, dai livelli di efficienza nel consumo di energia e di materiali, dalle necessità di manutenzione o dall’utilizzo di superfici e strutture.
Per identificare le debolezze, gli indicatori vengono solitamente definiti come numeri di riferimento rispetto ai quali si misura il rendimento di un processo. Un punto debole e quindi un potenziale di ottimizzazione nel processo esiste se il valore misurato di un numero di riferimento differisce dall’obiettivo o dal valore teorico.
Metodi dell’analisi dei punti deboli
Per l’analisi dei punti deboli vengono utilizzati vari metodi:
I più comuni sono le classiche liste di controllo per verificare la presenza di modelli di errore conosciuti. I modelli di errore sono basati sull’esperienza di processi o operazioni simili.
Al fine di identificare gli errori di ragionamento e di costruzione in un sistema, l’analisi strutturata viene usata in particolare nell'informatica e specialmente nello sviluppo di software.
L’analisi SWOT è adatta per identificare non solo i punti di debolezza ma anche i punti di forza di un processo.
Nello sviluppo di nuovi processi viene spesso utilizzato anche il diagramma di Ishikawa , che confronta causa ed effetto in scenari di processi di produzione.
La REFA International AG è una società di consulenza leader nel campo della Consulenza REFA, Consulenza lean e Consulenza globale. Un obiettivo molto richiesto di queste aree di consulenza è l’ottimizzazione dei processi aziendali, sia nella produzione che nei processi di messa a punto, nella manutenzione e nella logistica, ma anche nell'area dell'amministrazione e dei servizi. Lo strumento centrale delle attività di ottimizzazione è sempre l'analisi dei punti deboli.
