Análisis de puntos débiles

Las estructuras y los procesos organizativos deben cuestionarse periódicamente. Es importante buscar sistemáticamente los congestionamientos y las áreas problemáticas, evaluar los puntos débiles encontrados y eliminarlos. Para los asesores de REFA International AG, el análisis de puntos débiles, unido a su profunda experiencia y excelente conocimiento del sector, es el instrumento de primera elección.

El mercado, cada vez más dinámico, enfrenta constantemente a las empresas con diferentes y nuevos retos. Esto significa que las estructuras y los procesos organizativos – incluso si en un cierto momento se ajustaban óptimamente a los requisitos – tienen que ser cuestionados de forma continua. Es importante buscar sistemáticamente los congestionamientos y las áreas problemáticas, evaluar los puntos débiles encontrados y eliminarlos. Para los asesores de REFA International AG, el análisis de puntos débiles, unido a su profunda experiencia y excelente conocimiento del sector, es el instrumento de primera elección.

No hay optimización sin transparencia

Antes de poder eliminar los puntos débiles, hay que encontrarlas. Esto significa que se debe registrar la situación actual de la empresa y examinarla con todos sus procesos. El análisis identifica los puntos débiles abiertos y ocultos, los congestionamientos y los "cuellos de botella" en los procesos, las lagunas de comunicación y los despilfarros.

Se determinan las causas de las debilidades encontradas y se elabora un catálogo de medidas para eliminar las causas de los errores y del despilfarro. La implementación de las medidas cerrará las lagunas de comunicación, reducirá los congestionamientos y optimizará los procesos en general.

Los análisis periódicos de los puntos débiles garantizan sistemáticamente la funcionalidad del proceso de creación de valor. De este modo, se pueden evitar la pérdida innecesaria de recursos y un aumento de los costes. Las optimizaciones de procesos facilitadas por los análisis de los puntos débiles contribuyen así a asegurar el futuro y la competitividad de la empresa.

Categorías de puntos débiles

Cada proceso puede analizarse y evaluarse de muchas maneras. Las características que se consideren al final dependen del enfoque actual de la dirección. Se pueden distinguir tres categorías de puntos débiles:

• Calidad del proceso

Esta categoría incluye todas las debilidades que son la causa de que el proceso no cumpla adecuadamente con su propósito y no logre los objetivos predefinidos. Una calidad de proceso insuficiente se refleja en altas tasas de error, una mala calidad de resultados (desperdicios), así como la propensión a las averías o riesgos de fracaso del proceso en forma de frecuentes interrupciones y altos costes de mantenimiento.

• Duración del proceso

Los plazos largos indican deficiencias en el proceso. El plazo es la suma del tiempo necesario para las distintas etapas del proceso, como los tiempos de procesamiento, los tiempos de transporte, los tiempos inactivos, los tiempos de espera o los tiempos de preparación. Un insuficiente cumplimiento de los plazos con frecuentes retrasos también es un indicador de puntos débiles en esta categoría.

• Costes de proceso

Los costes de proceso dependen del despliegue de personal, la utilización de máquinas e instalaciones, las tasas de error, los niveles de eficiencia en el consumo de energía y materiales, las necesidades de mantenimiento o el uso de superfícies y estructuras.

Para identificar los puntos débiles, los indicadores suelen definirse como números de referencia con los que se mide el rendimiento de un proceso. Un punto débil y, por tanto, un potencial de optimización en el proceso existe cuando el valor medido de un número de referencia difiere del valor objetivo o valor nominal.

Métodos del análisis de los puntos débiles

Se utilizan varios métodos para el análisis de los puntos débiles:

Los más comunes son las clásicas listas de chequeo para verificar la presencia de patrones de error conocidos. Los patrones de error se basan en la experiencia de procesos u operaciones similares.

Para identificar errores de razonamiento y de construcción en un sistema, el análisis estructurado se utiliza en particular en la informática y especialmente en el desarrollo de software.

El análisis FODA es adecuado para identificar no sólo los puntos débiles sino también los fuertes de un proceso.

En el desarrollo de nuevos procesos se suele utilizar el diagrama de Ishikawa que compara la causa y el efecto en escenarios del proceso de producción.

REFA International AG es una empresa de asesoramiento líder en las áreas de asesoramiento REFA, asesoramiento Lean y asesoramiento global. Un enfoque muy demandado de estas áreas de asesoramiento es la optimización de los procesos empresariales, ya sea en la producción, en los procesos de preparación, en el mantenimiento y la logística, o en el área de administración y servicios. La herramienta central de las actividades de optimización es siempre el análisis de los puntos débiles.