Schwachstellenanalyse

Organisatorische Strukturen und Abläufe müssen von Zeit zu Zeit immer wieder hinterfragt werden. Es gilt, systematisch nach Engpässen und Problembereichen zu suchen, gefundene Schwachstellen zu bewerten und zu beseitigen. Für die Consultants der REFA International AG ist die Schwachstellenanalyse, gepaart mit ihrem profunden Erfahrungswissen und exzellenten Branchenkenntnissen, das Instrument der ersten Wahl.

Der zunehmend dynamische Markt stellt die Unternehmen immer wieder vor andere und neue Herausforderungen. Dies bedeutet, dass organisatorische Strukturen und Abläufe – auch wenn sie zu einer bestimmten Zeit optimal auf die Anforderungen abgestimmt waren – immer wieder hinterfragt werden müssen. Es gilt, systematisch nach Engpässen und Problembereichen zu suchen, gefundene Schwachstellen zu bewerten und zu beseitigen. Für die Consultants der REFA International AG ist die Schwachstellenanalyse, gepaart mit ihrem profunden Erfahrungswissen und exzellenten Branchenkenntnissen, das Instrument der ersten Wahl.

Ohne Transparenz keine Optimierung

Bevor Schwachstellen beseitigt werden können, müssen sie erstmal gefunden werden. Dies bedeutet, dass der Ist-Zustand im Betrieb erfasst und mit all seinen Abläufen untersucht werden muss. Die Analyse identifiziert offene und versteckte Schwachstellen, Engpässe und „Flaschenhälse“ in den Abläufen, Kommunikationslücken und Verschwendungen.

Zu den gefundenen Schwachstellen werden die Ursachen ermittelt und ein Maßnahmenkatalog zur Beseitigung von Fehlerursachen und Verschwendungen aufgestellt. Durch die Umsetzung der Maßnahmen werden Kommunikationslücken geschlossen, Kapazitätsengpässe abgebaut und insgesamt die Prozesse optimiert.

Regelmäßig durchgeführte Schwachstellenanalysen stellen systematisch die Funktionsfähigkeit des Wertschöpfungsprozesses sicher. Unnötige Ressourcenverluste und erhöhte Kosten lassen sich dadurch vermeiden. Durch Schwachstellenanalysen ausgelöste Prozessoptimierungen leisten somit einen wichtigen Beitrag zur Zukunftssicherung und zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Kategorien von Schwachstellen

Jeder Prozess kann in vielerlei Hinsicht analysiert und bewertet werden. Welche Merkmale letztlich betrachtet werden, hängt vom aktuellen Fokus der Unternehmensleitung ab. Dabei lassen sich drei Schwachstellenkategorien unterscheiden:

• Prozessqualität

Zu dieser Kategorie gehören alle Schwachstellen, die ursächlich dafür sind, dass der Prozess seinen Zweck nicht angemessen erfüllt und vorgegebene Ziele nicht erreicht werden. Ausdruck unzureichender Prozessqualität sind hohe Fehlerraten, schlechte Ergebnisqualität (Ausschuss) sowie Störanfälligkeit oder Ausfallrisiken des Prozesses in Form von häufigen Unterbrechungen und hohem Wartungsaufwand.

• Prozesszeit

Lange Durchlaufzeiten weisen auf Schwachstellen im Prozess hin. Die Durchlaufzeit ergibt sich aus der Summe der Zeitbedarfe für die einzelnen Prozessschritte wie beispielsweise Bearbeitungszeiten, Transportzeiten, Liegezeiten, Wartezeiten oder Rüstzeiten. Auch unzureichende Termintreue mit häufigen Verspätungen sind ein Indikator für Schwachstellen dieser Kategorie.

• Prozesskosten

Prozesskosten sind abhängig vom Personaleinsatz, von der Maschinen- und Anlagennutzung, von Fehlerraten, Effizienzgraden bei Energie- und Materialverbrauch, vom Wartungsbedarf oder von der Nutzung von Flächen und Einrichtungen.

Zum Erkennen von Schwachstellen werden Indikatoren in der Regel als Kennzahlen definiert, an denen die Leistung des Prozesses gemessen wird. Eine Schwachstelle und somit ein Optimierungspotenzial im Prozess liegt dann vor, wenn der Messwert einer Kennzahl von der Zielvorgabe bzw. dem Soll-Wert abweicht.

Methoden der Schwachstellenanalyse

Zur Schwachstellenanalyse werden verschiedene Methoden eingesetzt:

Am häufigsten finden klassische Checklisten Verwendung, mit denen man das Vorliegen bekannter Fehlermuster abprüfen kann. Die Fehlermuster beruhen auf Erfahrungen aus ähnlichen Prozessen oder Vorgängen.

Um Denk- und Konstruktionsfehler in einem System zu erkennen, kommt die strukturierte Analyse insbesondere in der IT und speziell in der Softwareentwicklung zum Einsatz.

Die SWOT-Analyse ist geeignet, um nicht nur die Schwächen, sondern auch die Stärken in einem Prozess zu identifizieren.

Bei der Entwicklung von neuen Prozessen wird gerne auch das Ishikawa-Diagramm eingesetzt, bei dem Ursache und Wirkung in Produktionsablauf-Szenarien gegenübergestellt werden.

Die REFA International AG ist ein führendes Beratungshaus in den Bereichen REFA-Consulting, Lean-Consulting und Globales Consulting. Gefragter Schwerpunkt dieser Consultingbereiche ist jeweils die Optimierung von Geschäftsprozessen, ob in der Produktion, bei Rüstvorgängen, in der Instandhaltung und Logistik, ab auch im Bereich der Verwaltung und Dienstleistung. Zentrales Werkzeug der Optimierungsaktivitäten ist stets die Schwachstellenanalyse.